En tant qu’administrateur d’une organisation vous vous posez des questions sur les conflits d’intérêts, comment les gérer et surtout les prévenir. Il faut savoir qu’il existe trois types de conflit d’intérêts : le conflit réel, le conflit potentiel et le conflit apparent. Le conflit réel survient quand vous vous retrouvez dans une situation dans laquelle il a été avéré que vous avez privilégié votre intérêt (ou celui de vos proches) au détriment de celui de l’organisation. Le conflit potentiel représente une probabilité de conflit qui pourrait survenir si jamais l’administrateur se trouve dans une situation opposant ses intérêts et ceux de l’organisation. Le conflit apparent est lié à la perception faite d’une situation et de l’interprétation qui en découle. Le conflit n’est pas avéré, mais tout laisse à croire qu’il existe.
Vous vous dites que tant que ce n’est pas un conflit réel, il n’y a pas de quoi s’inquiéter. Et bien non, car l’apparence de conflit d’intérêts est aussi préjudiciable, car elle sème le doute dans les esprits. Elle peut porter atteinte à la crédibilité de l’administrateur et remettre en cause son indépendance.

Quelque soit le type de conflit d’intérêts, il est possible de s’y attaquer de deux manières différents, la proactive et la réactive. La manière proactive nécessite la mise en place de dispositions préventifs afin d’éviter l’apparition des situations de conflit d’intérêts. La manière réactive est basée sur la répression en appliquant des sanctions chaque fois que ce genre de situation apparait.

La manière proactive est fortement recommandée, car elle vous permet d’éviter les situations à risques et d’instaurer une culture de vigilance en la matière. La création d’un comité de gestion de risques est une bonne disposition dans ce cas. Bien que la responsabilité ultime de la gestion des risques de l’organisation incombe à l’ensemble du conseil, le fait de mettre en place un comité de gestion des risques, qu’il s’agisse d’un comité de risque autonome, ou d’un comité de risque combiné avec un des autres comités du conseil, peut être un moyen efficace d’assurer que les conflits d’intérêts sont surveillés avec transparence, attention et indépendance.

Le rôle de ce comité est d’autant plus important, que les conflits d’intérêts apparents sont souvent une source de distraction dans l’organisation. Nous rencontrons assez régulièrement cette situation dans la pratique d’un expert en gouvernance et stratégie. Souvent, les organisations et les administrateurs consacrent beaucoup de temps et d’énergies à évaluer l’apparence de conflits d’intérêts au détriment d’autres tâches plus importantes à réaliser. Ceci génère aussi des confrontations et des conflits entre des groupes ayant des idéologiques opposées. Ces ressources et énergies sont détournées des intérêts de l’organisation. La création du comité de gestion des risques est donc une bonne façon d’optimiser les ressources et les énergies et éviter les sources de distraction. Une autre façon d’éviter les sources de distractions est de préciser l’intérêt de l’organisation auprès de l’ensemble des parties prenantes afin d’arriver à une même compréhension.

Mal cernées et non traitées, les situations de conflit d’intérêts peuvent causer des préjudices pour l’organisation. Elles ternissent son image et remettent en cause la confiance de ses parties prenantes. Le conseil d’administration doit leur faire attention et veiller à mettre en place, via son comité de gestion des risques les mécanismes nécessaires pouvant aider à les prévenir comme la divulgation confidentielle ou publique, la déclaration solennelle, le désistement et la délégation et les diverses formes de dessaisissement. L’administrateur doit faire une déclaration d’absence de conflit d’intérêts pour chacun de ses mandats d’administrateur au conseil d’administration et de ses comités. Cette déclaration requiert que les administrateurs déclarent qu’ils ont agi honnêtement et en toute bonne foi pour chacun de leurs mandats d’administrateurs.

Dites vous que la règle de séparation entre vie professionnelle et vie personnelle prend tout son sens quand il s’agit d’éviter les conflits d’intérêt.