L’assemblée générale est un des outils de la gouvernance qui permet l’échange entre les membres ou les actionnaires de l’organisation. Cette réunion essentielle pour une gestion démocratique de l’organisation, est un moment stratégique pour discuter des sujets vitaux comme la planification stratégique, les états financiers, l’élection des membres du conseil d’administration, etc.

Une fois l’exercice comptable terminé, le temps de préparer l’assemblée générale arrive. Afin d’éviter les sueurs froides qui peuvent accompagner un tel exercice, il faut une préparation minutieuse et le respect de certains points cruciaux présentés dans ce qui suit :

1. IDENTIFICATION DES MEMBRES OU DES ACTIONNAIRES
Le conseil doit veiller à ce que l’organisation tienne un registre des membres ou des actionnaires par catégorie. Les membres ou les actionnaires doivent être capables d’examiner ce registre qui les répertorie et indique les titulaires de droits de vote lors de l’assemblée générale.

2. AVIS DE CONVOCATION
Le conseil doit veiller à ce que l’avis de convocation de la réunion soit affiché sur le site internet de l’organisation et envoyé aux membres ou aux actionnaires au moins un mois avant la réunion (à moins de dispositions contraires prévues par la loi ou les règlements généraux de l’organisation). L’avis de convocation doit être détaillé et inclure la date, l’heure et le lieu de la réunion ainsi que les informations concernant les questions à trancher lors de la réunion.

3. PROCÉDURES D’ASSEMBLÉE
Les membres ou les actionnaires doivent être informés des procédures de l’assemblée telles que:
• les catégories de ceux qui ont droit de vote, et le quorum ;
• les questions qui seront soumises au vote ;
• ce qui devra être approuvé ;
• comment déposer une proposition ;
• comment et à qui peut-on adresser une question.

4. DIVULGATION DE LA DOCUMENTATION
Les membres ou les actionnaires doivent avoir en leur possession au moins un mois avant l’assemblée générale annuelle la documentation suivante : l’avis de convocation, un projet d’ordre du jour, le rapport de la direction, les états financiers, le profil des candidats aux postes d’administrateurs, le tableau sur la rémunération des administrateurs et de la direction, le tableau sur les honoraires de la firme d’audit, le nombre de membres ou d’actionnaires par catégorie, le quorum, un sommaire des procédures d’assemblée ainsi que les informations concernant les questions à trancher lors de la réunion.

5. MÉCANISME DE VOTE
Le conseil doit favoriser un mécanisme de vote simple et efficace.

6. DIVULGATION DU VOTE
Le conseil doit veiller à ce que tous les votes soient correctement comptabilisés. Le résultat du vote (déclaré séparément pour, contre ou abstention) et les niveaux de vote pour chaque résolution doivent être publiés dans les plus brefs délais après la réunion sur le site internet de l’organisation. Si une résolution du conseil a été approuvée avec une forte opposition, l’organisation doit expliquer les mesures qui ont été prises pour comprendre et répondre aux préoccupations des membres qui ont voté contre la recommandation du conseil.

Ces différents points sont détaillés dans les guides des principes de bonne gouvernance élaborés par GOEX pour les PME et les OBNL. La lecture de ces guides permet de fournir plus d’informations pertinentes sur la préparation de l’assemblée générale.