Dans le cadre d’une politique de délégation les municipalités ont souvent recours à la création d’organismes mandataires pour mener à bien certains des projets qu’elles désirent mettre en place, et pour lesquels elles impliquent les citoyens-habitants de la ville. Ces organismes se trouvent donc en charge de réaliser un ensemble activités, définies par la municipalité. Même si l’idée est très intéressante, elle demeure sujette de problèmes si certaines précautions ne sont pas prises à temps, notamment en matière de gouvernance.

Plusieurs questions peuvent être posées et méritent des réponses claires pour que ce nouveau-né de la ville puisse voir le jour dans de bonnes conditions et surtout croître et être capable d’atteindre les objectifs pour lesquels il a été créé.  Des questions telles que : Est-ce que l’organisme va pouvoir recruter les bonnes personnes? Est-ce que parmi les habitants de la ville il y a de bons profils pour occuper le poste d’administrateurs? Comment l’organisme nouvellement créé va pouvoir définir sa politique et son règlement intérieur? Comment assurer une bonne collaboration entre le conseil d’administration et la direction générale?, doivent donc être traitées par les services de la municipalité qui sont en charge de créer l’organisme mandataire. Des questions qui relèvent du domaine de la gouvernance et qui méritent une attention particulière pour lancer l’organisme sur de bonnes bases. En effet, pour le bon fonctionnement de ce dernier, il serait utile d’adopter les principes de bonne gouvernance qui amènent plus de clarté sur ces différents points, comme le fonctionnement du conseil d’administration, la création d’une culture organisationnelle efficace et intègre, le leadership des administrateurs, la divulgation d’informations, etc.

 Sans prétendre à une recette miracle, l’idée serait de s’assurer de bien définir le bon profil de l’administrateur(trice) et du dirigeant(e). Ceci revient à élaborer des descriptifs de postes clairs et de définir les profils qui vont avec. Ces derniers doivent  être diversifiés pour créer une certaine complémentarité au sein du conseil d’administration principal responsable de la réalisation de la mission de l’organisme. Il est également responsable de  veiller aux intérêts de toutes les parties prenantes et de s’assurer que les dirigeants assurent un fonctionnement efficace de l’organisme. Pour bien définir les profils aussi bien des administrateurs que des dirigeants, il faut bien définir le mandat de l’organisme, autrement dit qu’est-ce que la municipalité veut le voir accomplir. C’est aussi à la lumière de ce mandat que seront élaborés les documents de fonctionnement comme les règlements intérieurs de l’organisme, les mandats du conseil d’administration et de la direction, ainsi que son code de conduite.

Une fois les profils établis, les compétences identifiées et les attentes définies, la sélection des candidats peut commencer, et là la responsabilité des services municipaux chargés de la faire est importante. Ils doivent retenir les meilleurs candidats pour devenir administrateurs et leur confier la tâche de choisir la direction et les autres employés de l’organisme. C’est au conseil que doit revenir la tâche de choisir les dirigeants, car c’est avec eux qu’il va collaborer pour la réalisation des objectifs de l’organisme. Il faut donc s’assurer de la compatibilité des personnalités pour éviter les tensions. Le conseil peut se faire aider par un spécialiste externe pour accomplir cette tâche délicate qui conditionnera le succès des premières années d’existence de l’organisme.

La formation en gouvernance des administrateurs et leur accompagnement pour accomplir leurs tâches, principalement les premières années, devraient être encouragés par la municipalité pour assurer le succès de ses organismes mandataires.